Uudet IT2010 sopimusehdot 5/2010

Uudet IT2010 sopimusehdot 5/2010

Uudet IT2010 sopimusehdot julkaistiin 19.5.2010. Olen käytännössä koko lakimiesurani toiminut IT‐alan oikeudellisen asioiden kanssa. Ensin teleyhtiöiden asioissa ja viime vuodet yritysten asioissa, joiden liiketoiminta liittyy jollain tavoin televerkon avulla ja ”päällä” tarjottaviin palveluihin. Osallistuin asiasta järjestettyyn seminaariin ja alla on muutamia huomioita uusista IT2010 –sopimusehdoista.

Muutoksen taustasta ja sopimusehtojen merkityksestä

Uudet ehdot perustuvat IT2000 sopimusehdoille, jotka on päivitetty uudistuksella vastaamaan alan teknistä kehitystä ja uudistuneita sopimuskäytäntöjä. IT2000‐sopimusehtoja on käytetty laajasti yritysten ja yhteisöjen välisessä kotimaisessa tietotekniikka‐alan tuotteiden ja palvelujen kaupassa sekä käyttöoikeuden luovutuksessa. Valtaosa IT2000‐sopimusehtojen käyttäjistä on ollut pieniä ja keskisuuria yrityksiä. Uusien sopimusehtojen ensisijaisena tarkoituksena on helpottaa IT‐alan sopimusten tekemistä ja alentaa sopimisesta aiheutuvia kustannuksia.

Näitä voidaan mielestäni hyvin käyttää sopimisen pohjana IT‐alan palvelu‐ ja ohjelmisto sekä järjestelmätoimituksista sovittaessa. Sekä IT‐toimittajayrityksiä että niiden asiakkaita edustavien järjestöjen yhdessä laatimat sopimusehdot ovat hyvä pohja sopimusneuvotteluille. On kuitenkin hyvä muistaa, että yksittäiset toimitukset ja palvelut eroavat merkittävästi toisistaan. IT2000 ehdot eivät välttämättä kuitenkaan sellaisenaan sovellu kaikkiin sopimuksiin ja niistä voi ja eräissä tapauksissa pitääkin poiketa. Lisäksi julkisen sektorin toimijat vaativat yleensä omien toimitusehtojensa (esim. JHS2007) käyttämistä. Myös jotkut suuryritykset ovat suhtautuneet kielteisesti IT2000 ehtojen käyttämiseen. Nämä poikkeukset eivät kuitenkaan vähennä uusien ehtojen tarpeellisuutta ja käyttökelpoisuutta.

Jos osapuolet päätyvät käyttämään IT2010 ehtoja sellaisenaan, tulee asioista sovittua noudattaen alalla vakiintuneita käytäntöjä ja yleensä kaikista toimituksen keskeisistä ehdoista tulee jollain tavalla sovittua näinkin. Toisaalta osapuolille ei näin tule yllättäviä tai kohtuuttomia ehtoja sopimukseen. Näinkin voidaan toimia, mutta jos sopimus on arvoltaan suuri tai sen kohde monimutkainen esim. järjestelmätoimitus, tulisi osapuolten miettiä tarkasti mitä niiden tulisi sopia vakioehdoista poiketen tai niitä täydentäen.

Huolellisesti laaditun sopimuksen tärkeyttä ei voi liian vähän korostaa, kun kyseessä on hiemankaan laajempi IT‐alan hankintasopimus tai järjestelmäsopimus. Vaikka osapuolet päätyisivätkin käyttämään IT2010 sopimusehtoja, tulee sopimuksen kohde määritellä tarkasti. Yleensä suosittelen tästä erillisen palvelukuvauksen laatimisesta. Vastaavasti toimitusaikataulu (projektisuunnitelma) ja sopimuksen voimassaolo samaten kuin hinta ja maksuehdot on sopijapuolten määriteltävä. Sopimusta neuvottelevien on suositeltavaa harkita tarvetta sopia tapauskohtaisesti mahdollisista IT2010‐sopimusehtoja täydentävistä, tarkentavista tai niistä poikkeavista ehdoista. Poikkeavan sopimisen tarvetta voi olla esimerkiksi tietosuojaa, tietoturvaa tai vastuunrajoituksia koskevien sopimusehtojen osalta.

IT2010 Ehtojen rakenne ja keskeiset muutokset

IT2010 ehdot koostuvat yleisistä sopimusehdoista ja joukosta seitsemästä eri sopimustyyppiä koskevat erityisehtoliitteestä, lisäksi on julkaistu jokaista erityistyyppiä varten oma mallisopimuspohja ja malli salassapitosopimukseksi. Lisäksi ehtoihin on otettu oletusarvoiset ehdot tietoturva‐ ja tietosuojakysymyksistä. Reklamointiaikoja ja määräaikoja, joilla asetetaan osapuolille velvollisuus toimia, on useassa kohdassa lyhennetty. Ehdoissa on huomioitu avoin lähdekoodi ja tietojärjestelmätoimitukset, joista on laadittu omat erityisehdot.

Uutena ovat myös tietoverkon välityksellä toimitettaviin palveluihin sovellettavat erityisehdot, jotka on laadittu erityisesti SaaS‐palveluja (Software as a Service) ajatellen. Osaksi IT2010 ehtoja on laadittu myös palvelutasokuvauksen (SLA – Service Level Agreement) malli.

Tarkoituksena on, että IT2010 YSE yleiset sopimusehdot –liite liitetään kaikkiin sopimuksiin, joissa käytetään IT2010‐sopimusehtoja. Sopimusta ja Yleisiä sopimusehtoja täydennetään erityisehdoilla, esim. IT2010 EOY erityisehtoja ohjelmistojen ylläpitopalveluista. Soveltamisjärjestyksen osalta erityisehtoliitteissä on todettu, että erityisehtoja sovelletaan ensisijaisesti suhteessa yleisiin sopimusehtoihin,

Yleisten sopimusehtojen osalta muutoksia on tullut esimerkiksi korvausvelvollisuutta ja riitojen ratkaisua koskeviin sopimuskohtiin. Riitojen ratkaisussa on siirrytty alan kauppatavan mukaisesti ensisijaisesti välimiesmenettelyyn. Tämän kirjoituksen kanssa samaan aikaan olen kirjoittanut oman artikkelin välimiesmenettelystä, joka on luettavissa kotisivuiltamme kohdasta kirjoituksia (www.jarisotka.fi ‐> Kirjoituksia).

Lisäksi ehtoihin on otettu oletusarvoiset ehdot tietoturva‐ ja tietosuojakysymyksistä. Reklamointiaikoja ja määräaikoja, joilla asetetaan osapuolille velvollisuus toimia on useassa kohdassa lyhennetty.

Tietojärjestelmien ja asiakaskohtaisten ohjelmistojen toimitukset (EJT)

Sopimusehdoissa on huomioitu tietojärjestelmätoimitukset sekä avoin lähdekoodi. Lisäksi ehtoihin on tehty lukuisia muita markkinakäytännön kehittymisestä johtuvia tarkistuksia. IT2000‐ sopimusehtojen asiakaskohtaisten ohjelmiston toimituksiin tarkoitetut EAT‐ehdot laajennettiin koskemaan myös tietojärjestelmien toimittamista. Lisäksi sopimusehdoissa otettiin huomioon avoimen lähdekoodin käytön yleistyminen.

Tietojärjestelmien toimitusprojektit eroavat paljon toisistaan ja niihin sisältyy enemmän riskejä kuin standardituotteiden toimituksiin. Tämän vuoksi osapuolten tulisi kiinnittää erityistä huomiota toimituksen projektisuunnitelmaan sekä osapuolten rooleihin ja vastuunjakoon. EJT erityisehtojen ja YSE sopimusehtojen lisäksi tulee huomiota kiinnittää järjestelmäkuvaukseen, käyttöympäristöön, palvelukuvaukseen yms. Sopijapuolten tulisi sopia tarkasti myös toimituksen aikataulusta tarvittavista resursseista sekä toimituksen vaiheista ja hyväksymismenettelyistä.

Tietoverkon välityksellä toimitettavat palvelut (ETP)

IT2010‐sopimusehdoissa on ensimmäistä kertaa tietoverkon välityksellä toimitettaviin palveluihin sovellettavat erityisehdot. Nämä palvelut voivat olla erilaisia cloud computing ‐palveluja. Erityisehdot on laadittu erityisesti SaaS‐palveluja (Software as a Service) ajatellen, mutta niitä voi soveltuvin osin käyttää myös muunlaisten palvelujen, kuten sovellusvuokrauksessa eli ASPpalveluiden (Application Service Provider) toimittamisessa.

Näissä sopimuksissa osapuolten tulisi kiinnittää erityistä huomiota toimituksen kohteeseen osapuolten rooleihin ja vastuunjakoon. ETP erityisehtojen ja YSE sopimusehtojen lisäksi tulee huomiota kiinnittää järjestelmäkuvaukseen, käyttöympäristöön, palvelukuvaukseen yms. Sopijapuolten tulisi sopia tarkasti myös toimituksen aikataulusta tarvittavista resursseista sekä toimituksen vaiheista ja hyväksymismenettelyistä sekä palvelutasokuvaukseen. Muuta huomioitavaa on asiakkaan aineiston luovuttaminen, varmuuskopiointi, voimassaolo ja myötävaikutusvelvollisuuden päättyminen.

Lähtökohtana on, että osapuolet määrittelevät palvelun sisällön, palveluajat ja palvelutasot sopimusrungossa tai sen liitteessä. Ellei näistä ole sovittu noudatetaan toimittajan kulloinkin voimassaolevia ehtoja. Palvelutasokuvausta määriteltäessä voidaan käyttää palvelutasokuvauksen (SLA – Service Level Agreement) mallia.

Jos osapuolet päätyvät käyttämään IT2010 ehtoja sellaisenaan, tulee asioista sovittua noudattaen alalla vakiintuneita käytäntöjä ja yleensä kaikista keskeisistä toimituksen ehdoista tulee jollain tavalla sovittua näinkin. Toisaalta osapuolille ei näin tule yllättäviä tai kohtuuttomia ehtoja sopimukseen. Näinkin voidaan toimia, mutta jos sopimus on arvoltaan suuri tai sen kohde monimutkainen esim. järjestelmätoimitus, tulisi osapuolten miettiä tarkasti mitä niiden tulisi sopia vakioehdoista poiketen tai niitä täydentäen.